E in questi giorni ci sono molti strumenti per aiutarci a comunicare: e-mail, messaggi di testo, messaggistica istantanea, videochiamate e, naturalmente, il fidato telefonata. Ma con quella profusione arriva il rischio di annegare in tutti i ping, gli squilli, gli anelli e i bip.
“Non solo le persone hanno 50 diversi canali da controllare, ma cinque volte la quantità di messaggi” ha detto Maura Thomas, esperta di produttività.
La chiave è semplificare la comunicazione e portare tutti sulla stessa pagina.
Scegli il formato giusto
Il tuo metodo di comunicazione dipende dalla situazione.
Se si tratta di un'emergenza che richiede una risposta rapida, una telefonata o un SMS è il modo più immediato per mettere in attesa qualcuno, poiché è probabile che le persone mantengano il telefono nelle vicinanze. Cerca di evitare le e-mail, che in alcuni giorni impiegano ancora più tempo a leggere.
Se i lavoratori stanno cercando di rispondere immediatamente a tutte le e-mail che colpiscono la loro casella di posta, saranno troppo distratti per fare qualsiasi altra cosa.
“L'email è uno strumento meno immediato”, ha detto Thomas. “Se vuoi una risposta in cinque minuti, stai sbagliando.”
Una videoconferenza o una telefonata programmata può essere più favorevole a discussioni più lunghe che richiedono spiegazioni o dibattiti pesanti .
Strumenti di messaggistica istantanea come Slack sono buoni per rapidi progressi e aggiornamenti prioritari. Ma conversazioni più lunghe, o quelle che coinvolgono molte persone, possono essere difficili da digerire in questo formato.
Se hai la voglia di inviare un'e-mail a tarda notte solo per ottenere qualcosa dal piatto, sii molto chiaro che la tua nota non ha bisogno di attenzione fino all'orario di lavoro o al programma da inviare durante la giornata lavorativa.
Di 'loro quello che vuoi
Non a tutti piace comunicare allo stesso modo all'interno di un'azienda e alcuni team potrebbero avere esigenze diverse rispetto ad altri.
Alla Modern Tribe, un'agenzia digitale completamente remota e società di prodotti, i team creano una carta di comunicazione che dettaglia le loro regole e aspettative.
I charter possono includere regole per Slack, e-mail, riunioni e telefonate. Ad esempio, se un messaggio Slack rimane senza risposta per più di due ore, si consiglia al membro di controllare il calendario del destinatario per una spiegazione e quindi di dare seguito senza paura di essere fastidioso. Un team ha anche spiegato che nessuno userà “@channel” o “@here” senza una “buona ragione”.
Descrive anche cose come le e-mail che non vengono prese in considerazione urgente, con un tempo di risposta di 2- a 24 accettabile.
I manager possono preparare il terreno e definire le migliori pratiche, ha affermato Thomas.
“Quando i leader non creano alcun tipo di linee guida, si scatena l'inferno “, ha detto.
Alla Modern Tribe, alcuni manager creano documenti che spiegano i loro stili di lavoro e le aspettative, che possono includere il modo in cui comunicano meglio. Le informazioni sono condivise con i nuovi membri del team per mettere tutti nella stessa pagina.
Un dirigente ha detto nella sua guida: “Faccio schifo via email”. Ha anche detto che è incline a interrompere quando eccitato e ha la tendenza a voler avere ragione – entrambe le cose che chiede alla sua squadra di chiamarlo fuori.
Chiediti: è davvero urgente?
Prima di emettere un segnale di allarme in una pausa o in una telefonata,